Gizlilik politikası

§1Veri sorumlusu

Chatvoxo, İngiltere ve Galler’de kayıtlı FORCESCRIPTS LTD tarafından işletilir. Şirket numarası 17110478. Adres: Suite 10647, 5 Brayford Square, London, United Kingdom, E1 0SG. Site: https://www.chatvoxo.com.

Kişisel verilerinizle ilgili her talep için [email protected] adresine yazın. Diğer hukuki yazışmalar: [email protected]. Destek: [email protected] ve WhatsApp +44 754 143 8660.

§2Bu politika kimi kapsar

Bu politika Birleşik Krallık GDPR’si ve 2018 Veri Koruma Kanunu’na, Avrupa Ekonomik Alanı’ndaki (AEA) kişiler için de AB Genel Veri Koruma Tüzüğü’ne (GDPR) göre hazırlanmıştır.

Hesap açan müşterilerimizin, onların ekiplerindeki temsilcilerin ve chatvoxo.com ziyaretçilerinin verisinde veri sorumlusu biziz. Bu politika bu veriler içindir.

Müşterilerimizin kendi sitelerine koyduğu sohbet penceresinden yazan ziyaretçilerin verisinde ise veri sorumlusu o siteyi işleten müşterimizdir. Biz o veriyi yalnızca müşterimiz adına ve onun talimatıyla işleriz (veri işleyen). Bu ilişki Veri işleme sözleşmesi’nde düzenlenir. Bir sitede sohbet ettiyseniz verinizle ilgili talebinizi önce o siteye iletin; bize yazarsanız talebinizi ilgili müşterimize iletir, cevaplamasına yardım ederiz.

§3Hangi verileri işleriz

Hesap: ad, soyad, kullanıcı adı, e-posta, telefon, dil tercihi ve şifrenin tek yönlü karması. Şifrenin kendisini saklamayız. Google ile giriş yaparsanız Google’ın bize ilettiği ad ve e-posta.

Çalışma alanı: çalışma alanı ve site adları, alan adları, logo, sohbet penceresi ayarları, işletme bilgisi metni, hızlı yanıtlar, yapay zekâ fonksiyonları, temsilcilerin çevrimiçi durumu ve son görülme zamanı.

API anahtarı: Pro planda bağladığınız yapay zekâ anahtarı uygulama katmanında şifrelenerek saklanır ve panelde düz metin olarak gösterilmez.

Sohbet verisi (müşterimiz adına): mesajlar, gönderilen dosyalar, ziyaretçinin doldurduğu ad, e-posta ve telefon gibi iletişim alanları, sohbet puanı ve yorumu.

Ziyaret bilgisi (müşterimiz adına, yalnızca sohbet başlatan ziyaretçi için): IP adresi ve buna bağlı ülke, tarayıcı, işletim sistemi ve cihaz türü, ekran boyutu, dil ve saat dilimi, siteye nereden gelindiği (yönlendiren adres ve kampanya etiketleri), giriş sayfası, sohbet sürerken gezilen sayfalar ve sayfa başlıkları, ziyaret sayısı ve ilk ziyaret tarihi, sohbet açıkken sitede olup olmadığı. Sohbet başlatmayan ziyaretçinin bu bilgileri tarayıcısından çıkmaz.

Mesajlar, dosyalar ve ziyaretçi ile ziyaret bilgileri veritabanında şifreli saklanır.

Plan, ödeme ve bakiye: plan, abonelik durumu, bakiye yüklemeleri ve harcamaları, yapay zekâ kullanım miktarı (token sayısı). Kart bilgilerini biz görmeyiz ve saklamayız; Stripe işler. USDT veya USDC ile ödemede gönderen cüzdan adresi, tutar ve işlem kimliği.

E-posta: size veya ziyaretçilere gönderdiğimiz hizmet e-postalarının (şifre bağlantısı, ekip daveti, sohbet bildirimi) alıcısı ve içeriği.

Bildirim aboneliği: bir temsilci masada bildirimleri açarsa, o tarayıcının bildirim adresi ve şifreleme anahtarları. Bildirimleri kapatınca silinir.

Teknik veriler: oturum ve güvenlik çerezleri, IP adresi ve tarayıcı bilgisi içeren sunucu ve güvenlik kayıtları.

§4Neden işleriz ve hukuki dayanak

Hesabı açmak, hizmeti sunmak, sohbetleri iletmek, yapay zekâ cevabı üretmek ve hizmet e-postalarını göndermek: sözleşmenin kurulması ve ifası (GDPR madde 6(1)(b)).

Plan ve bakiye tahsilatı, fatura ve muhasebe kayıtlarının tutulması: sözleşmenin ifası ve yasal yükümlülük (madde 6(1)(b) ve 6(1)(c)).

Hizmetin güvenliği, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi (reCAPTCHA, giriş denemesi sınırları, güvenlik kayıtları), hizmetin ayakta tutulması ve hataların giderilmesi: meşru menfaat (madde 6(1)(f)). Bu menfaatlerin haklarınızın önüne geçmediğini değerlendirdik; bu işlemeye itiraz edebilirsiniz.

Müşterilerimizin sitesindeki sohbet verisi: müşterimizin talimatı (madde 28). Bu veriler için hukuki dayanağı veri sorumlusu olan müşterimiz belirler.

Pazarlama e-postası göndermeyiz, kişisel veri satmayız, reklam profili oluşturmayız ve yapay zekâ modellerini müşterilerimizin verisiyle eğitmeyiz.

§5Kimlerle paylaşırız

Veriyi yalnızca hizmeti çalıştırmak için gereken ölçüde, yazılı sözleşme yaptığımız hizmet sağlayıcılarla paylaşırız.

Yapay zekâ sağlayıcısı: Chatvoxo AI bir cevap yazarken sohbet metni Chatvoxo’nun kullandığı model sağlayıcısına (şu an OpenAI) gider. OpenAI, API üzerinden gelen veriyi model eğitiminde kullanmaz ve kötüye kullanım denetimi için en çok 30 gün saklayabilir.

Kendi anahtarınız: Pro planda kendi anahtarınızı bağlarsanız sohbet metni sizin seçtiğiniz sağlayıcıya, sizin o şirketle yaptığınız sözleşmeye göre gider. O sağlayıcıyı siz seçersiniz; onun şartları ve gizlilik politikası geçerlidir.

Stripe: kart ödemesi, abonelik ve fatura. Stripe Managed Payments ile yapılan satışlarda Stripe kayıtlı satıcı (merchant of record) olarak ödeme verisinin kendi sorumlusudur ve kendi gizlilik politikasını uygular.

Resend (Resend, Inc., ABD): hizmet e-postalarının gönderimi.

Cloudflare (Cloudflare, Inc., ABD; depolama Avrupa Birliği’nde): sohbetlerde gönderilen dosya ve resimlerin saklanması. Dosyalar bizim sunucumuzda şifrelendikten sonra gönderilir; Cloudflare içeriklerini okuyamaz.

Tarayıcı bildirim servisleri (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): temsilcilere giden bildirimler, temsilcinin kullandığı tarayıcının servisi üzerinden uçtan uca şifreli olarak iletilir; servis içeriği okuyamaz.

Google: formlarda reCAPTCHA açıksa bot denetimi; Google ile girişi seçerseniz kimlik doğrulama.

Barındırma ve altyapı sağlayıcımız (Türkiye): sunucular ve veritabanı. Hesap verileri ve sohbet mesajları Türkiye’deki sunucularda tutulur; sohbet dosyaları şifreli olarak Cloudflare’in AB’deki deposundadır.

Yasal bir zorunluluk ya da hakların korunması gerektiğinde yetkili makamlarla; şirketin devri hâlinde, aynı koruma şartıyla devralan tarafla paylaşabiliriz.

Müşteri adına işlediğimiz veriler için kullandığımız alt işleyenlerin listesi Veri işleme sözleşmesi’ndedir.

§6Yurt dışına aktarım

Hizmetin sunucuları Türkiye’dedir; bazı sağlayıcılarımız da ABD’de işlem yapar. Bu yüzden Birleşik Krallık ve AEA’daki kişilerin verisi bu ülkelere aktarılır. Türkiye için yeterlilik kararı olmadığından bu aktarımda AB Standart Sözleşme Maddeleri ve Birleşik Krallık Uluslararası Veri Aktarım Eki’ne dayanırız. ABD’deki sağlayıcılar için yeterlilik kararlarına (Birleşik Krallık–ABD veri köprüsü, AB–ABD Veri Gizliliği Çerçevesi) ya da aynı sözleşme maddelerine dayanırız. Bu güvencelerin bir kopyasını [email protected] adresinden isteyebilirsiniz.

§7Ne kadar saklarız

Hesap verisi: hesap açık kaldıkça. Hesabınızın silinmesini Ayarlar sayfasındaki formdan ya da [email protected] adresinden isteyebilirsiniz; talebi en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Silmede hesabınız, siteleriniz, sohbetler, dosyalar, ekibinize eklediğiniz temsilci hesapları ve kayıtlı ödeme yönteminiz kalıcı olarak silinir.

Ödeme kayıtları: tutar, tarih ve ödeme işlem kimliğinden oluşan bakiye ve abonelik kayıtları, muhasebe ve vergi yükümlülüğü nedeniyle 6 yıl saklanır. Hesap silindiğinde bu kayıtlar adınızdan ve e-postanızdan ayrılır.

Silme talebinin kaydı: talebi yerine getirdiğimizi gösterebilmek için talebin tarihi ve sonucu, e-posta adresiniz yerine onun tek yönlü karmasıyla saklanır.

Sohbetler ve dosyalar: müşterimizin belirlediği süre. Site ayarlarından otomatik silme süresi seçilebilir; seçilmemişse müşteri silene ya da hesap kapanana kadar saklanır.

Fatura, ödeme ve bakiye kayıtları: Birleşik Krallık vergi ve şirket mevzuatı gereği 6 yıl.

Güvenlik ve sunucu kayıtları: bir olayın incelenmesi gerekmedikçe en çok 90 gün.

Silinen veriler, yedekleme döngüsü tamamlandığında yedeklerden de kalkar.

USDT ve USDC işlemleri Avalanche ağının herkese açık ve değiştirilemez kayıtlarında durur. Bu kayıtları biz silemeyiz; kendi kayıtlarımızdaki eşleştirmeyi yukarıdaki sürelere göre sileriz.

§8Güvenlik

Bağlantılar HTTPS ile şifrelenir. Şifreler tek yönlü karma olarak, API anahtarları ve sohbet içerikleri uygulama katmanında şifrelenerek saklanır. Panel erişimi role göre sınırlanır. Kişisel veri ihlali olursa, gerektiğinde 72 saat içinde denetim makamına bildiririz; haklarınız için yüksek risk varsa size de gecikmeden haber veririz.

§9Haklarınız

Verilerinize erişme, düzeltilmesini, silinmesini veya işlenmesinin kısıtlanmasını isteme, meşru menfaate dayanan işlemeye itiraz etme ve verinizin taşınabilir bir kopyasını alma hakkınız vardır. Onaya dayanan bir işleme varsa onayınızı her zaman geri çekebilirsiniz.

Talebinizi [email protected] adresine yazın. Başvuru ücretsizdir; en geç bir ay içinde cevap veririz. Karmaşık taleplerde bu süre iki ay daha uzayabilir; uzarsa size bildiririz. Talebi yapanın siz olduğunuzu doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz.

Şikayet hakkınız da vardır: Birleşik Krallık’ta Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk), AEA’da yaşadığınız veya çalıştığınız ülkenin veri koruma kurumu. Önce bize yazarsanız sorunu birlikte çözmeye çalışırız.

§10Otomatik karar alma

Hakkınızda hukuki ya da benzer ölçüde önemli sonuç doğuran, yalnızca otomatik işlemeye dayanan bir karar vermeyiz. Sohbet penceresindeki yapay zekâ cevapları bilgi amaçlıdır; ziyaretçi her zaman insan temsilci isteyebilir.

§11Verileri vermek zorunlu mu

Hesap açmak için ad, soyad, kullanıcı adı, e-posta, telefon ve şifre gerekir; bunlar olmadan sözleşmeyi kuramayız. Sohbet penceresindeki iletişim alanlarının sorulup sorulmayacağına siteyi işleten müşterimiz karar verir.

§12Çerezler

Kullandığımız çerezlerin listesi ve süreleri Çerez politikası’ndadır.

§13Çocuklar

Chatvoxo 18 yaşından küçüklere yönelik bir hizmet değildir. Bilerek çocuklardan hesap verisi toplamayız.

§14Değişiklikler

Bu politikayı güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri yürürlüğe girmeden önce hesabınızdaki e-posta adresine veya panelde duyururuz. Geçerli sürümün tarihi bu sayfanın başındadır.